Tukar Saiz Tulisan

A- A A+

 

 

Unit Pentadbiran dan Kewangan

Unit Pentadbiran POLIMAS adalah satu unit yang mengendalikan kerja-kerja khidmat sokongan
pentadbiran (House Keeping) kepada pengurusan Pelajaran dan Pembelajaran (P & P) di POLIMAS.

Unit Pentadbiran diketuai oleh Pegawai Eksekutif Kanan. Terdapat 4 unit kecil dibawah
Unit Pentadbiran yang diketuai oleh Penolong Akauntan, Ketua Pembantu Tadbir, Ketua Penyelia
Asrama dan Pembantu Tadbir (Kew) Stor Pusat.

Pejabat Pentadbiran pada masa ini ditempat dibangunan baru Pentadbiran. Namun Stor Pusat dan
Asrama berada di blok yang berasingan.

Unit Pentadbiran secara rasminya mempunyai beberapa Unit Kecil dibawahnya yang merangkumi:-

a) Unit Kecil Am.

Unit Kecil ini menguruskan pentadbiran am yang meliputi;

  • Surat Menyurat dan Fail.
  • Penerimaan Mel dan pengagihannya
  • Tempahan Bilik Mesyuarat
  • Tempahan Kenderaan
  • Semua urusan yang berkaitan Pentadbiran Am.

b) Unit Kecil Perjawatan dan Perkhidmatan

Unit Kecil ini menguruskan semua urusan Perjawatan dan Perkhidmatan;

  • Perlantikan, Pengesahan dalai Perkhidmatan, Perletakan dalam Perkhidmatan Berpencen dan Persaraan.
  • Pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan dan Fail Peribadi .
  • Pengurusan Laporan berkaitan Perjawatan
  • Pengurusan Penyata Perubahan berkaitan Perkhidmatan
  • Pengendalian Sistem Maklumat Staf (SMS)
  • Pengendalian Sistem Maklumat Personel (SISPEN)
  • Pengurusan Tatatertib
  • Pengurusan Kenaikan Pangkat
  • Pengurusan Peperiksaan dalam Perkhidmatan

c) Unit Kewangan dan Akaun.

Unit Kecil ini mengendalikan semua urusan yang berkaitan Kewangan dan Akaun seperti;

  • Penyediaan Belanjawan Kewangan
  • Pengurusan Gaji dan Elaun
  • Pengurusan Kutipan Hasil dan Sewa
  • Pengurusan Pembayaran
  • Pengurusan Pinjaman perumahan, kenderaan dan Komputer.
  • Pengurusan Perakaunan
  • Pengurusan jawapan kepada pertanyaan audit kewangan.

d) Unit Kecil Stor Pusat

Unit Kecil ini mengurus dan mengendalikan Stor dan urusan Perolehan Barang;

  • Pengurusan pembelian barang dan penerimaan barang
  • Penyimpanan stok, Daftar Harta Modal dan Inventori
  • Pengeluaran stok
  • Pelupusan barang

e) Unit Kecil Penyeliaan Asrama

Unit Kecil ini mengendalikan pengurusan asrama dengan kerjasama Warden;

  • Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan dan Keselamatan asrama
  • Pengawalan sumber; Staf, Inventori, Peralatan dan Harta.
  • Pengurusan Fail, Surat Menyurat, Data, Rekod dan Laporan berkaitan asrama.

Administration and Finance Unit

The Administrative Unit of POLIMAS is a unit that manages support services administration (House Keeping) to the management of Education and Learning (P & P) in POLIMAS.

Administrative Unit is headed by Senior Executive Officer. There are 4 small units below

  • Administrative Unit led by Assistant Accountant
  • Chief Administrative Assistant
  • Chief Supervisor
  • Central Hostel Dormitory and Administrative Assistant (Kew).

The Administrative Office is currently in the new building of the Administration. However, Central Store and the hostel is on a separate block.

The Administration Unit officially has several Small Units under it which include: -

A) General Small Units.

This Small Unit manages general administration covering;
  • Correspondence and File.
  • Acceptance of Mail and its distribution
  • Meeting Room Reservation
  • Vehicle reservation
  • All matters relating to the General Administration
B) Establishment and Service Unit

This Small Unit manages all Personnel and Services matters;

  • Appointment, Confirmation of Services, Placement in Retirement and Retirement Services.
  • Management of Service and Personalized Record of Books.
  • Management of Job-Related Reports
  • Management of Statement of Changes relating to the Services
  • Staff Information System Handling (SMS)
  • Handling of Personnel Information System (SISPEN)
  • Disciplinary Management
  • Promotion Management
  • Management of Examinations in the Service

C)Finance and Accounts Unit.

The Small Unit handles all matters relating to Finance and Account such as;

  • Preparation of Financial Budget
  • Payroll Management and Allowance
  • Revenue Collection and Rental Management
  • Payment Management
  • Management of Housing Loans, Vehicles and Computers.
  • Accounting Management
  • Management of responses to financial audit queries.

D) Small Central Store Unit
This Small Unit manages and operates the Store and the Procurement of Goods;

  •  Management of goods purchases and goods receipts
  • Stock Storage, Capital Property List and Inventory
  • Stockpiling
  • Disposal of goods
E)Dormitory Supervision Unit

This Small Unit manages the management of the hostel in cooperation with the Warden;

  •  Sanitation, Safety and Security Supervision
  • Source control; Staff, Inventory, Equipment and Property.
  • File Management, Correspondence, Data, Records and Host-based Reports.

HUBUNGI KAMI 

Politeknik Sultan Abdul Halim Mu'adzam
Shah(POLIMAS),
Bandar Darulaman,
06000 Jitra, Kedah Darulaman.
Tel : 04-9146100 
Fax : 04-9174232 / 04-9146323
Email: webmaster@polimas.edu.my
            aduan@polimas.edu.my